Henkilötietolain(523/1999) 10§:n ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
HRK-Konevuokraamot Oy
y‐tunnus: 0147835‐6
Lentolantie 24
36220 Kangasala
Rekisteriasioista vastaava henkilö
Marjo Elojoki
marjo.elojoki@hrk.fi / p. 040 152 6993
Rekisterin nimi
HRK-Konevuokraamot Oy:n asiakasrekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin tietoja voidaan käyttää rekisteröidyn yhteystietojen ja muiden asiakassuhteen kannalta olennaisten tietojen ylläpitoon ja tarkasteluun. Rekisterin tarkoituksena on turvata sekä rekisterinpitäjän että asiakkaan oikeudet, vastuut ja velvollisuudet. Rekisteri toimii pohjana kaikelle liiketoiminnalle. Tietoja käsitellään vuokrasopimuksia tehdessä sekä laskutuksen ja luotonvalvonnan yhteydessä. Rekisterin tietojen pohjalta toimitetaan perintätoimistoon tieto mahdollisista maksuhäiriöistä. Lisäksi rekisterin tietoja käsitellään asiakasviestinnässä, markkinoinnissa, rekisterinpitäjän toiminnan kehittämisessä, tilastoinnissa, analysoinnissa sekä muussa asiakassuhteen hoitamisessa. Rekisterinpitäjän liiketoiminta (rakennuskoneiden 2 vuokraustoiminta) perustuu sopimuksiin ja sopimus on myös pääasiallinen oikeusperuste
rekisterille. Joissain tapauksissa tietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
yrityksen tai henkilöasiakkaan nimi
y‐tunnus tai henkilötunnus
yhteystiedot (laskutustiedot, sähköposti, puhelinnumero, osoitetiedot jne.)
yrityksen yhteyshenkilöiden nimet, yhteystiedot ja asemat yrityksessä
tiedot kaupankäyntiin liittyen (mm. sovitut alennukset)
asiakassuhteen ehdot
tiedot laskuista ja sopimuksista
asiakkaan ilmoittamat tilaaja‐, työmaa‐ ja muut tarvittavat tiedot
luottotiedot ja yritysten riskiluokka
laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
asiakasyrityksen toimiala
rekisterinpitäjän tunnistetiedot (mm. asiakasnumero)
yrityksen www‐sivujen osoite
tietoja rekisteröidyn nykyisistä ja tulevista työmaista
rekisterinpitäjän verkkopalvelun käyttöön liittyvät tunnistetiedot ja tiedot palveluiden käytöstä
tietoja asiakassuhteen kestosta sekä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisestä liiketoiminnasta
muita asiakassuhteen kannalta olennaisia lisätietoja
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti kerätty asiakkailta itseltään vuokrauksen yhteydessä sopimusta tehdessä. Tietoja tarvittaessa täydennetään rekisteröityjen ilmoittaessa muutoksista tai rekisteröityjen omilta nettisivuilta ja muista julkisista rekistereistä saatavilla tiedoilla. Joitain tietoja, kuten tiedot työmaista on voitu ostaa kolmannelta osapuolelta. Rekisteröidyn ei ole pakko luovuttaa kaikkia selosteessa mainittuja tietoja, mutta tiettyjen henkilötietojen toimittaminen on edellytyksenä rekisterinpitäjän tarjoaman palvelun käytölle.
Tietojen säännönmukainen luovutus ja siirto
Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille lukuun ottamatta väärinkäytöstapauksia tai perintätoimistolle siirrettyjä saatavia. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistaholle erikseen pyydettäessä. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
Rekisterin suojaus
Tietokanta, johon rekisteri on tallennettu, on suojattu ajankohtaisen lainsäädännön edellyttämillä tarpeellisilla teknisillä keinoilla. Rekisterinpitäjä huolehtii, että henkilökunnalla on pääsy rekisterin tietoihin vain niiltä osin, kun se on heidän työtehtäviensä hoitamisen kannalta välttämätöntä. Järjestelmään sisäänpääsy vaatii käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterinpitäjä huolehtii työntekijöiden riittävästä koulutuksesta ja ohjeistuksesta tietosuojaasioissa. Manuaalisesti käsiteltävät rekisterit säilytetään lukitussa tilassa. Kannettavissa ja älylaitteissa sijaitsevat rekisterit ovat suojattu salasanalla, sormenjälkitunnistuksella tai muulla vastaavalla suojauksella. Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn kolmannelle osapuolelle, jolloin rekisterinpitäjä takaa sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassaolevan lainsäädännön ja EU‐säännösten mukaisesti. Verkkopalvelusta löytyvien henkilötietojen suojaus on hoidettu rekisterinpitäjän toimesta riittävällä tavalla, mutta suojaus esimerkiksi turvallisen käyttäjätunnuksen ja salasanan osalta ovat rekisteröidyn vastuulla.
Tietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä käsittelee vain toimintansa kannalta tarpeellisia tietoja ja tietoja säilytetään vain niin kauan, kuin se on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoitusta varten. Rekisteristä poistetaan vuosittain sellaisten asiakkaiden tiedot, joiden asiakassuhde ei ole aktiivinen viimeisen kahden vuoden aikana. Rekisterin tietoja käsitellään asiakassuhteen voimassaolon ajan ja joissain tapauksissa myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen, jolloin käsittelylle on lakiperuste eli se perustuu esimerkiksi rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Tarkastus‐, kielto‐ ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa tarkastamiseen sekä korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää myös tietojensa poistamista, jolloin tietojen poistaminen suoritetaan viipymättä, mikäli niiden säilyttämiselle ei ole riittäviä perusteita. Tarkastus‐, korjaus‐ tai poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna henkilökohtaisesti rekisterinpitäjälle, jotta henkilöllisyys voidaan tarkastaa. Pyynnön voi toimittaa mihin tahansa rekisterinpitäjän toimipisteeseen, josta pyyntö 4 välitetään tietosuojasta vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin ja oikeus vaatia virheellisten tietojensa korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön. Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteriasioihin kohdistuviin tarkastus‐ ja korjauspyyntöihin sekä muihin tiedusteluihin viimeistään 30 päivän kuluessa. Mikäli rekisteröity kokee, ettei hänen tietojensa käsittely ole tietosuoja‐asetuksen ja voimassaolevan kansallisen lainsäädännön mukaista, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus asiasta valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi).
Lataa tietosuojaseloste tästä linkistä.
